Zaplanowane wizyty zamiast telefonów po awarii
Gdy przegląd wraca w ustalonym odstępie, dzwonisz do klienta z konkretnym terminem, zanim urządzenie zacznie sprawiać kłopoty.
Planowanie przeglądów klimatyzacji
Zapisz urządzenia zainstalowane u klientów, ustal terminy serwisu i przypisz techników. Zobacz przykładowy harmonogram w ProbeList.
Opracowanie: ProbeList · Przykład organizacji pracy na przykładowych danych.
Od montażu urządzenia do regularnego serwisu
Po montażu klimatyzacji warto zapisać dane urządzenia i ustalony termin serwisu przy adresie klienta. Gdy te informacje są rozproszone między arkuszem i notatkami techników, trudniej przygotować listę nadchodzących wizyt.
ProbeList traktuje każdego klienta jak obiekt, a każde urządzenie jak przedmiot inspekcji z własnym, powtarzalnym terminem. Dzięki temu baza klientów jest jednocześnie kalendarzem serwisowym:
- klient ma adres, osobę kontaktową, telefon, e-mail i notatki, na przykład o dojeździe albo kodzie do bramy
- każdy klimatyzator ma markę, numer seryjny i własne wpisy o instalacji
- przegląd wraca w ustalonym odstępie, a system pokazuje, kogo trzeba odwiedzić w kolejnych tygodniach
- po wizycie zostaje wpis z wynikiem, datą i nazwiskiem technika
Ogólny opis funkcji znajdziesz w zakładce Korzyści, a informacje o pozostałych branżach w części Dla kogo.
Co utrudnia umawianie kolejnych przeglądów
Bez zapisanej daty serwisu zespół nie ma jasnego sygnału, kiedy skontaktować się z klientem. Termin przy karcie urządzenia ułatwia zaplanowanie kolejnej wizyty.
Następny termin nie istnieje
Po zamknięciu zlecenia nikt nie wpisuje daty kolejnego przeglądu. Bez niej nie ma czego pilnować, a klient nie ma powodu, by o Tobie pamiętać.
Wiedza o instalacji siedzi w głowie technika
Który klient ma jednostki w trudno dostępnym miejscu, komu zamontowano dwa urządzenia, a komu trzy? Gdy technik zachoruje lub odejdzie, ta wiedza znika razem z nim.
Szczyt sezonu pochłania czas na dzwonienie
Wiosną i latem ekipa jest zajęta montażami. Umawianie przeglądów odkłada się na później i nie wraca, aż do następnego sezonu.
Zlecenia z doskoku zamiast cyklu
Klient, który wzywa serwis tylko do awarii, kosztuje więcej czasu i przynosi mniej przewidywalnego przychodu niż taki, który ma stały, zaplanowany przegląd.
Uruchomienie
Od arkusza z klientami do kalendarza serwisów
Zacznij od kilku klientów z najbliższym terminem przeglądu.
-
Zacznij od klientów z najbliższym terminem
Nie przepisuj całej historii naraz. Wybierz kilku klientów, u których przegląd przypada w najbliższych tygodniach, i wprowadź ich jako pierwszych.
-
Załóż klienta jako obiekt
Wpisz adres, osobę kontaktową, telefon i e-mail. W notatkach zostaw to, co technik powinien wiedzieć przed wizytą: dojazd, parking, godziny dostępu.
-
Dodaj klimatyzatory jako przedmioty inspekcji
Każde urządzenie dostaje markę i numer seryjny. W notatce możesz opisać lokalizację jednostki, na przykład sypialnia na piętrze albo serwerownia.
-
Ustaw przegląd z listą zadań
Zadania Tak / Nie dobrze pasują do pytań w rodzaju „filtry oczyszczone?”, a zadanie liczbowe do odczytu, na przykład temperatury nawiewu. Częstotliwość ustawisz na rok albo na pół roku.
-
Przypisz technika i włącz przypomnienia
Do inspekcji przypisujesz inspektora, czyli technika, który pojedzie do klienta. Przypomnienie e-mail przypomina o zbliżającej się wizycie, a termin z klientem uzgadniasz już sam.
-
Po wizycie zapisz wynik
Wpisujesz wynik, datę i wykonawcę. Kolejny przegląd zostaje zaplanowany według częstotliwości, więc nie musisz pamiętać o jego ustawieniu.
Kalendarz serwisowy w rytmie sezonu
Klimatyzacja ma wyraźny sezon, więc warto zaplanować bazę tak, aby najwięcej przeglądów kończyło się przed pierwszymi upałami. Oto przykładowy układ, który dopasujesz do własnej oferty.
Wiosna: przeglądy przed sezonem chłodzenia
W widoku miesiąca lub agendy sprawdzasz, ilu klientów ma przegląd w kwietniu i maju, i rozkładasz wizyty tak, by nie zbiegły się z największą liczbą montaży.
Lato: zaległe i spóźnione
Filtr statusu pokazuje inspekcje zaległe. To lista telefonów do wykonania w pierwszej kolejności, zanim klient zadzwoni z awarią.
Jesień: czyszczenie i kontrola po sezonie
Jeśli oferujesz drugi, jesienny przegląd, ustaw go jako osobną inspekcję o własnej częstotliwości. Wtedy dwie wizyty w roku nie mieszają się w jednym wpisie.
Zima: porządki w bazie i plan na nowy sezon
To dobry moment na uzupełnienie brakujących numerów seryjnych i notatek oraz na przejrzenie, którzy klienci nie mają jeszcze ustawionego terminu.
Historia serwisów jako argument przy telefonie
Klient pyta, kiedy ostatnio ktoś był przy jego urządzeniu. Zamiast szukać w zeszycie, otwierasz obiekt i widzisz datę ostatniej wizyty, wynik oraz osobę, która ją wykonała. Do tego dochodzi termin następnego przeglądu.
Takie informacje ułatwiają rzeczową rozmowę o stałym serwisie. ProbeList nie wysyła ofert ani faktur i nie kontaktuje się z klientem za Ciebie. Daje natomiast dane, dzięki którym kontakt jest przygotowany, a nie przypadkowy.
Co zyskuje firma
Czego może spodziewać się firma serwisowa
Harmonogram pomaga przygotować wizyty, a historia prac ułatwia przekazanie zlecenia innemu technikowi.
Dowód wykonanej pracy
Data, wynik i nazwisko technika przy każdym urządzeniu pozwalają obronić jakość usługi i odpowiedzieć na pytania klienta.
Jedna baza klientów i urządzeń
Adresy, kontakty, numery seryjne i notatki są w jednym miejscu, a nie w arkuszu, telefonie i zeszycie.
Mniej spiętrzeń w sezonie
Przeglądy rozłożone w czasie nie lądują w tygodniach, w których ekipa jest zajęta największą liczbą montaży.
Wiedza niezależna od jednego technika
Nowa osoba w zespole otwiera klienta i widzi, co jest zamontowane oraz co zrobiono przy ostatniej wizycie.
Powtarzalny zakres wizyty
Ta sama lista zadań dla każdego klimatyzatora ujednolica przegląd u wszystkich klientów.
Poniedziałek w firmie z kilkunastoma klientami serwisowymi
Wyobraź sobie początek tygodnia w małej firmie serwisującej klimatyzację. Na pulpicie widać najbliższe inspekcje: dwa przeglądy w tym tygodniu i jeden zaległy od dwóch tygodni. Właściciel zaczyna od klienta po terminie i dzwoni do niego z konkretną propozycją dnia wizyty.
Technik, któremu przypisano przeglądy, wchodzi do obiektu z notatką o dojeździe. Po sprawdzeniu klimatyzatorów zaznacza odpowiedzi Tak / Nie, wpisuje odczyt i zapisuje wynik. Trafia on do historii klienta razem z datą i nazwiskiem wykonawcy.
Pod koniec tygodnia trzy inspekcje są zamknięte, a kolejne cykle czekają na swoje terminy. Następny poniedziałek zaczyna się od świeżej listy, a nie od pustej kartki.
Do własnego przeliczenia
Ile miejsca w planie zajmie baza klientów serwisu
To przykładowe założenia do własnego przeliczenia, a nie dane żadnej firmy.
| Założenie | Wartość przykładowa | Twoja wartość |
|---|---|---|
| Klienci serwisowani cyklicznie (obiekty) | 16 | … |
| Klimatyzatory u jednego klienta (przedmioty inspekcji) | 3 | … |
| Cykle w roku dla klienta: przegląd wiosenny i jesienny | 2 | … |
Rachunek: 16 klientów to 16 obiektów, 16 × 3 = 48 przedmiotów inspekcji, a 16 × 2 = 32 aktywne inspekcje. Mieści się to w limitach planu Podstawowego, czyli 20 obiektów, 50 przedmiotów i 100 inspekcji.
Kiedy wystarczy plan darmowy, a kiedy trzeba więcej
Plan darmowy obejmuje dwa obiekty, pięć przedmiotów inspekcji i dziesięć aktywnych inspekcji. To dobry sposób, by przetestować cały obieg na dwóch zaprzyjaźnionych klientach: od założenia obiektu po zapis pierwszego wyniku.
Gdy lista rośnie, o wyborze decyduje najpierw liczba klientów, bo każdy klient to jeden obiekt. Wyższy limit przedmiotów pojawia się szybko, jeżeli u klientów stoi po kilka urządzeń. Dokładne wartości znajdziesz w cenniku. Na starcie nie musisz zgadywać idealnego poziomu, bo plan można zmienić w dowolnym momencie.
Cztery błędy przy zakładaniu bazy serwisowej
Wpisywanie wszystkich klientów naraz
Cała baza w jeden dzień to zwykle połowa danych i zniechęcenie zespołu. Lepiej wprowadzać klientów falami, według terminu najbliższego przeglądu.
Jedna inspekcja na wszystko
Gdy w jednym wpisie mieszają się przegląd wiosenny, czyszczenie jesienne i kontrola po awarii, trudno odczytać historię. Osobne inspekcje dają osobne terminy i czytelniejsze wyniki.
Brak numeru seryjnego urządzenia
Numer i marka to pierwsze dane, o które pyta producent przy gwarancji lub zamówieniu części. Dopisz je przy najbliższej wizycie, jeśli nie masz ich od razu.
Zapominanie o zamknięciu cyklu
Bez zapisanego wyniku inspekcja pozostaje otwarta, a statystyka zaległych przeglądów traci sens. Wpisanie wyniku po wizycie to dosłownie kilka kliknięć, ale to ono napędza cały obieg.
FAQ
Pytania firm montażowych i serwisowych
Czy klient dostanie przypomnienie o przeglądzie od ProbeList?
Przypomnienia e-mail służą Tobie i Twojemu zespołowi jako sygnał, że zbliża się wizyta. Zaproszenie klienta na przegląd, na przykład telefonem lub wiadomością, nadal wykonujesz sam, a dane kontaktowe masz w karcie obiektu.
Jak zapisać klienta, który ma trzy klimatyzatory w różnych pomieszczeniach?
Klient jest jednym obiektem, a każdy klimatyzator osobnym przedmiotem inspekcji z własną marką i numerem seryjnym. Położenie jednostki, na przykład salon albo biuro na piętrze, wpiszesz w notatce przy urządzeniu.
Czy mogę ustawić dwa różne przeglądy w roku dla tego samego klienta?
Tak. Wiosenny przegląd i jesienne czyszczenie możesz prowadzić jako dwie osobne inspekcje, każda z własnym terminem i własną częstotliwością w miesiącach.
Czy technik w terenie może wpisać odczyty, na przykład temperaturę nawiewu?
Lista zadań inspekcji może zawierać zadania z wartością liczbową, więc odczyt trafi do wyniku obok pytań Tak / Nie, na przykład o stan filtrów. Zakres kontroli ustalasz zgodnie z zaleceniami producenta i własną ofertą.
Czy ProbeList pomoże mi policzyć, ile zarobię na serwisie?
Nie wystawia ofert, faktur ani nie liczy przychodów. Pokazuje natomiast, ilu klientów ma zaplanowany przegląd i kto jest po terminie, a przeliczenie tego na przychód zależy od Twojego cennika.
Jak sprawdzić, którzy klienci są zaległi przed sezonem?
Inspekcje mają status oczekująca, nadchodząca, zaległa albo anulowana. Filtrując listę po statusie i dacie, otrzymujesz spis klientów, do których warto zadzwonić w pierwszej kolejności.
Czy mogę przenieść do ProbeList klientów z arkusza?
Klientów dodajesz w aplikacji jako obiekty. Dla kilkunastu adresów to kwestia jednego popołudnia, a jeżeli masz ich znacznie więcej, napisz do nas, a podpowiemy, jak zacząć i jaki plan dobrać.
Zobacz też
Podobne zastosowania w innych branżach
Zamień klientów po montażu w stały serwis
Wypróbuj za darmo